Organisation d'un événement

Lorsque vous organisez un événement, il y a lieu de savoir que vous engagez toujours votre responsabilité et que vous devez entreprendre des démarches administratives et respecter des règlementations, telles que :

• Le Règlement Général de Police (RGP) adopté par le Conseil communal le 28/08/2023;
• Le mémento des règles de sécurité concernant les événements récréatifs, édité par la Zone de Secours du Luxembourg et repris ci-dessous ;
• Les autres consignes d'organismes officiels tels que la Zone de secours du Luxembourg, l'AFSCA, la SABAM, etc.

Démarches administratives 

• Toute manifestation publique de plein air ou en lieu clos et couvert, tant sur terrain privé que public (tels que feux d’artifice, brocante, fancy-fair, …) est soumise à autorisation écrite préalable de la Bourgmestre.
• Si votre évènement se déroule dans les bois ou en partie (marche, VTT, trails, balades à cheval,...), veuillez remplir le formulaire DNF repris ci-dessous 45 jours avant la mise en place de l'événement et le renvoyer à l’adresse : virton.cantonnement.dnf.dgarne@spw.wallonie.be. Plus d'informations sur https://www.wallonie.be/fr/demarches/demander-un-balisage-temporaire-dun-itineraire-en-foret

Attention :  l’autorisation du DNF ne vous exempt pas d’obtenir l’autorisation communale pour votre activité. 

Délai à respecter

Faites votre demande minimum 60 jours avant l’évènement, et renvoyez le formulaire « demande d’autorisation » en ligne sur le site du gouverneur de la Province de Luxembourg.

Suivi du dossier

Dès la réception des documents, les informations seront transmises aux différents services compétents en la matière afin de prendre, si nécessaire, les mesures de sécurité qui s’imposent. L’autorisation de la Bourgmestre vous sera transmise à l’adresse e-mail que vous aurez renseignée dans le formulaire de demande.

Prêt de matériel

Tout citoyen peut introduire une demande de prêt de matériel auprès de l'Administration Communale. Les demandes sont traitées chronologiquement, en fonction de la date d’entrée à l’administration. Le prêt sera accordé dans les limites du matériel disponible au moment de la réception de la demande. Le matériel dont dispose l'administration est limité, ne tardez pas à introduire vos demandes.

Retrouvez également le prêt de matériel disponible sur le site Lampli.be (une initiative de la Province de Luxembourg).

Droit d’auteur 

S'il y a de la musique lors de votre événement, même s'il s'agit d'une musique d'ambiance, vous devez payer les droits d'auteur via Unisono. 

Alimentation

Il existe des règles strictes liées à la préparation et la conservation des aliments. Retrouvez toutes les informations utiles sur le site de l'AFSCA.

Communication de votre évènement

La Bourgmestre se réserve la possibilité d’imposer à l’organisateur la réalisation et la distribution d’un toutes boîtes (à ses frais) pour informer le voisinage de l’activité.

Vous pouvez communiquer votre évènement à notre service communication qui le relayera dans l'agenda du site internet communal ou dans les infos communales. 

Gobelets

Depuis le mois de janvier 2023, les gobelets en plastique à usage unique, même recyclables, sont interdits par la loi. 

SOLUTION : Les gobelets réutilisables sont là pour prendre le relais.

Sécurité

Si vous souhaitez prendre un service de gardiennage/vigiles, veillez à suivre les recommandations reprises sur le site besafe.be.

Pour les associations, entreprises, asbl organisatrices d'évènement et de manifestations, il est possible d'obtenir gratuitement des bornes éthylotests auprès de l'Agence Wallonne pour la Sécurité Routière.

Covoiturage 

Au vu des enjeux de la mobilité en milieu rural et des objectifs européens et régionaux en matière de réduction des émissions de CO2, l'administration communale recommande de promouvoir activement le covoiturage ou d'autres modes de déplacement alternatifs auprès des participants, afin de limiter également les problèmes de stationnement et de congestion liés à la tenue d’événements festifs, culturels et sportifs (exemples :  Mobisudlux (Autostop solidaire ASBL), …).

Lexique

• Événement en plein air : se dit d’un événement qui est organisé sur la voie publique ou dans un endroit non couvert et non clos.
• Événement en lieu clos : se dit d’un événement qui est organisé dans un lieu fermé et couvert tel qu’un bâtiment ou un espace assimilé (halle, chapiteau, etc.). Attention, un chapiteau est différent d'une salle en termes de sécurité à mettre en place.
• Événement privé : se dit d’un événement où le public n’est pas admis indistinctement, dont l’entrée est liée à une invitation personnelle. L’organisateur doit pouvoir établir un lien personnel et individuel avec les personnes présentes.
• Événement public : se dit d’un événement qui est librement accessible au public, gratuitement ou non (ex : bal, concert, marché, brocante, carnaval, etc.).
• Impact sur le domaine public : un impact est observé lorsqu’il entraîne potentiellement une situation de danger sur le domaine public (chaussée ou trottoir partiellement ou totalement occupés, utilisation d’un parc, etc.
• Domaine public : voie publique ainsi que les lieux publics avoisinants qui sont librement accessibles et terrains ouverts donnant sur la voie publique (parkings, places, parcs publics, etc.)
• Voie publique : espace public ouvert à la circulation comme une route, rue, chemin, etc. La chaussée, l’accotement de plain-pied, la piste cyclable, et le trottoir en font partie intégrante.